Datenschutzhinweise für Kunden und Lieferanten

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die:

ML Network DV-Systeme, Netzwerk & Kommunikation GmbH
Max-Planck-Str. 39c
50858 Köln

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite.

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt  Art. 6 DSGVO.

Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Europäischen Union verarbeitet.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

Kommunikation mittels Microsoft Teams

Die ML Network setzt zum Austausch mit Kunden, Lieferanten und Bewerbern auf die Kommunikationsplattform Teams von Microsoft. Teams ist Bestandteil der Microsoft Anwendung Office 365 (nachfolgend MOA).

MOA ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams, Communities und Netzwerke, die Organisationseinheiten übergreifend eingesetzt werden kann.

Bei der Nutzung der MOA werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Anwendungen von Microsoft nutzen.

Informationen über die Verarbeitung durch Verantwortliche und deren Datenschutz-beauftrage (neben dem Lizenznehmer):

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland,

Microsoft Corporation 

One Microsoft Way Redmond, Washington 98052

Die Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie in der jeweils aktuellen Fassung hier: https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement.

Bestimmte Informationen werden automatisch verarbeitet, sobald Sie die MOA verwenden. Welche personenbezogenen Daten genau verarbeitet werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:

• Ihre IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von Microsoft Office

365 erfolgt.

• Ihr Benutzername (Zugangsdaten zu den Microsoft Office 365 Anwendungen),

Daten im Rahmen der sog. Multifaktor-Authentifizierung, die Sie selbst in Ihrem Microsoft Account hinterlegt haben (z. B. optional die (private) Handynummer).

• Identifikationsmerkmale: Informationen zu Ihrer Person, die Sie als Nutzer,

Absender, Empfänger von Daten innerhalb der MOA kennzeichnet. Dazu gehören insbesondere nachfolgende Stammdaten: Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mailadresse, dienstliche Faxnummer, sofern von Ihnen angegeben. Weitere Daten (wie z. B. ein von ihnen hinterlegtes Profilbild) sind ebenfalls in Ihrem Profil jederzeit einsehbar.

Diese Informationen sind in Ihrem Profil, aber insbesondere auch in Outlook für Sie jederzeit sichtbar und können von Ihnen individuell angepasst werden.

• Für die Authentifizierung und den Lizenzgebrauch erforderliche Daten. In den

MOA werden sämtliche Nutzeraktivitäten, wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung, wie das Anlegen, Ändern, Löschen eines Dokuments, Einrichten eines Teams (und von Kanälen in Teams), das Anfertigen von Notizen im Notizbuch, Start eines Chats, Antworten im Chat verarbeitet.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist.

Welche personenbezogenen Daten weitergegeben werden, haben wir im Folgenden für Sie Beispielhaft aufgeführt:

• Ihre Registrierungsdaten
• Für administrative Zwecke im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
• Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der MOA oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist.
• Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung ist.

Garantien für den Internationalen Datentransfer

• Microsoft Corporation 
• EU-Standardvertragsklauseln

Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

Zur Gewährleistung einer einverständlichen Newsletter-Versendung nutzen wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Im Zuge dessen lässt sich der potentielle Empfänger in einen Verteiler aufnehmen. Anschließend erhält der Nutzer durch eine Bestätigungs-E-Mail die Möglichkeit, die Anmeldung rechtssicher zu bestätigen. Nur wenn die Bestätigung erfolgt, wird die Adresse aktiv in den Verteiler aufgenommen.

Wir nutzen CleverReach für den Versand von Newslettern. Anbieter ist die CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede. CleverReach ist ein Dienst, mit dem der Newsletterversand organisiert und analysiert werden kann. CleverReach speichert Daten auf Servern in der EU, es erfolgt keine Drittlandübermittlung. Wir haben mit CleverReach einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von CleverReach vollständig um.

Unsere mit CleverReach versandten Newsletter ermöglichen uns die Analyse des Verhaltens der Newsletterempfänger. Hierbei kann analysiert werden, wie viele Empfänger die Newsletternachricht geöffnet haben und wie oft welcher Link im Newsletter angeklickt wurde. Diese Auswertungen erfolgen anonym. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Optimierung des Newsletters bzw. seines Inhaltes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen zur Datenanalyse durch CleverReach-Newsletter erhalten Sie unter: https://www.cleverreach.com/de/funktionen/reporting-und-tracking/.

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies erfolgt über den “Abmelden”-Link im Newsletter.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl von unseren Servern als auch von den Servern von CleverReach umgehend gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden bleiben hiervon unberührt.

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von CleverReach unter: https://www.cleverreach.com/de/datenschutz/.

Fragen zum Datenschutz

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

ML Network DV-Systeme, Netzwerk & Kommunikation GmbH
Max-Planck-Str. 39c
50858 Köln

E-Mail: datenschutz@mlnetwork.de

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen an dieser Internetseite oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 30.10.2020