Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen für Exchange Online

Eine Signatur unter der E-Mail, welche die üblichen Kontaktdaten enthält, gehört heute nicht nur zum guten Ton, sie ist Standard und wenn sie fehlt, dann wirkt das ein wenig merkwürdig.

Viele Unternehmen nutzen ihre Signaturen heute nicht nur um Kontaktdaten anzugeben, sondern verweisen dort auf ihre Homepage, den Newsletter oder andere Plattformen, wie z.B. Twitter, Xing oder LinkedIn. Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt, sind die allseits bekannten Haftungsausschlüsse (Disclaimer).

Hat man nur wenige Benutzer, dann ist das mit den Signaturen und Haftungsausschlüssen gar keine große Sache. Aber auch hier liegt die Tücke im Detail. Da wird die Signatur vom Kollegen kopiert, der Name in der E-Mail Adresse geändert, aber der dahinterliegende Link verweist auf den falschen Anwender. Oder die Zusammensetzung der Geschäftsleitung ändert sich und diese Änderung wird nicht von allen Mitarbeitern in der Signatur geändert. Oder es soll auf eine aktuelle Aktion hingewiesen werden, aber nur wenige Benutzer fügen den Link in ihrer Signatur hinzu.

Signaturen zentral verwalten

Solange der Exchange Server im eigenen Unternehmen steht, gibt es bewährte Lösungen. Der einfachste Weg sind sicher die Exchange Transportregeln. Für einen Haftungsausschluss technisch ausreichend, aber administrativ nicht sonderlich schön. Sind die Postfächer zu Exchange Online migriert, dann scheint es erstmal keinen Weg mehr zu geben mittels Software die Signaturen zentral zu administrieren. Irgendetwas im Mailflow muss ja die Signaturen zur E-Mail hinzufügen.

Glücklicherweise hat CodeTwo hier die passende Lösung im Programm. Sowohl für Exchange, als auch für Exchange Online!

Wer ist CodeTwo?

CodeTwo ist kein Newcomer. Seit 12 Jahren am Markt und mit, nach eigener Aussage, 80.000 Kunden in 150 Ländern ein verlässlicher und eigenständiger Softwarehersteller. Das Unternehmen war 2020 Microsoft Partner of the Year Finalist für Customer Experience und 2019 Microsoft ISV Partner of the Year. Seit über 12 Jahren arbeitet CodeTwo an Lösungen für Signaturverwaltung, Datenmigration und -backup.

CodeTwo Email Signatures for Office 365

Für Kunden, die bereits Exchange Online einsetzen, hat CodeTwo das Produkt Email Signatures for Office 365 im Portfolio.

Das Produkt kann in drei unterschiedlichen Betriebsarten eingesetzt werden.

Im server-side Mode werden alle E-Mail Clients unterstützt. Die E-Mails werden durch die Server von CodeTwo geschickt und dort mit der Signatur versehen.

Im client-side Mode werden die Signaturen über ein Add-In in Outlook eingefügt. Die E-Mails verlassen dabei den Tenant des Benutzers nicht.

Der dritte Betriebsmodus vereint beide Varianten. Im Combo-Mode wird je nach Client entweder der service-side, oder der client-side Modus verwendet.

Wir verwenden das Produkt im client-side Mode, Mails verlassen unseren Tenant also nicht. Grundsätzlich entscheiden Sie als Kunde über die Geolokation, also den Standort an dem sich die CodeTwo Email Azure Services befinden. Derzeit stehen Ihnen acht Standorte zur Verfügung: 

• North Europe
• West Europe
• North Central US
• West US
• UK South
• Australia East
• Canada East
• Germany West Central

Die Geolokation Germany West Central sorgt dafür, dass die in Deutschland geltenden Compliance-Anforderungen eingehalten werden, da die Daten ausschließlich innerhalb der Grenzen Deutschlands verarbeitet werden.

Sie haben Fragen oder wollen gleich loslegen?

Wir haben das Produkt selber im Einsatz und können Ihnen daher problemlos mit Rat und Tat zur Seite stehen. Kontaktieren Sie einfach die Ihnen bekannten Ansprechpartner oder rufen Sie uns an unter 02234 / 9203601 an.