Denken Sie an Ihre Teams-Lizenzen
Nutzen Sie seit Neuerem Microsoft Teams?
Microsoft hat im April als Reaktion auf die Covid-19-Krise in einer zeitlich begrenzten Aktion das Kollaborations-Tool Teams auf verschiedenen Wegen kostenlos zur Verfügung gestellt.
Wenn Sie die kostenlose Version ohne Office 365 bzw. Microsoft 365 nutzen, können Sie sich zurücklehnen, denn derzeit deutet nichts darauf hin, dass sich für Sie in nächster Zeit etwas ändert. Auch für Bildungsbetriebe mit A1-Lizenzen scheint sich nicht in absehbarer Zeit etwas zu ändern.
Kunden, die jedoch einen regulären Tenant bei Microsoft haben, beispielsweise im Rahmen von Exchange Online, und die kostenlosen Exploratory-Lizenzen für Teams nutzen, sollten sich zeitnah mit der Frage befassen, was nach Ablauf dieser Lizenzen geschieht. Dabei gilt es einige Rahmenpunkte zu beachten.
Wer kann die Lizenzen aktivieren?
Sofern Sie keine Maßnahmen unternommen haben, dies zu unterbinden, können Anwender mit einem aktiven Office 365 Login die Exploratory Lizenzen automatisch beziehen, indem sie sich einfach in Teams einloggen und die Nutzung bestätigen. Diese Funktion nennt sich „Self-Service Sign-Up“ und dient der administrativen Erleichterung. Prüfen Sie daher unbedingt im Lizenzportal, ob und wie viele Anwender die Exploratory-Lizenzen aktiviert haben, auch wenn Ihnen nicht bewusst ist, dass Ihre Anwender Teams nutzen oder Sie aktiv Lizenzen zugewiesen haben.
Was ist beinhaltet?
Mit der Aktivierung der Exploratory Lizenzen wird nicht nur die Nutzung von Teams gestattet, sondern auch die von Office Online, Planner, SharePoint Online, OneDrive und anderen. Diese Lizenzen werden für den Anwender automatisch aktiviert. Auch eine Lizenz für Exchange Online ist enthalten – diese wird zur Vermeidung von Doppelpostfächern (etwa wenn Sie bereits Exchange Online nutzen) allerdings nicht automatisch aktiviert.
Das bedeutet in der Folge, dass Ihre Anwender nicht nur Teams als Kollaborations-Tool verwenden, sondern bewusst oder unbewusst ggf. bereits das gesamte Office-Paket online nutzen und in ihre tägliche Arbeit integrieren, wenn Sie diese zusätzlichen Funktionen nicht bewusst deaktivert haben.
Wie lange sind die Lizenzen kostenlos?
Ab der ersten aktivierten Exploratory-Lizenz sind diese ein Jahr gültig – und zwar für alle Anwender, die danach eine solche Lizenz erhalten (bis zu 90 Tage vor Ablauf des Jahres). Ein Beispiel: wenn der erste Anwender am 05.05.2020 eine Exploratory-Lizenz erhalten hat, sind alle Exploratory-Lizenzen, die danach bis einschließlich 10.02.2021 aktiviert wurden, bis zum 05.05.2021 kostenlos. Danach aktivierte Lizenzen sind nach der derzeitigen Aussage von Microsoft bis zum 05.05.2022 kostenlos.
Was geschieht danach?
Sofern nicht bereits eine entsprechende, kostenpflichtige Ersatzlizenz (beispielsweise Office 365 E1) zugewiesen wurde, kann nach Ablauf des Stichtages der Anwender die genannten Dienste nicht mehr nutzen. Die Daten des Anwenders werden hierbei nicht gelöscht. Sobald eine neue Lizenz zugewiesen wurde, hat der Anwender wieder Zugriff auf seine Daten.
Prüfen Sie also rechtzeitig, ob für Sie ein Handlungsbedarf besteht. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne. Weiterführende Informationen finden Sie auch hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-exploratory